نرم‌افزار فروشگاه کاشی و سرامیک: تجربه واقعی پیاده‌سازی Odoo

فروشگاه کاشی و سرامیک ظاهراً یک مغازه است، اما در عمل یک شرکتِ پخشِ کوچک است: مشتریِ پیمانکار با چک خرید می‌کند، بار با کامیونِ خودتان می‌رود، هر کارتن «تُن رنگ» و درجه‌ی خودش را دارد و فروشنده‌ها روی پورسانت کار می‌کنند. اگر نرم‌افزار فروشگاه کاشی و سرامیک شما فقط فاکتور صادر کند، بقیه‌ی این‌ها روی کاغذ، اکسل و حافظه‌ی آدم‌ها می‌ماند. در این مقاله تجربه‌ی پیاده‌سازیِ اودو فارسی (Odoo) را در یک فروشگاه زنجیره‌ای کاشی و سرامیک در اصفهان مرور می‌کنیم؛ تصویرها از نسخه‌ی آزمایشیِ همان سیستم است و اسم‌ها و ارقام ساختگی‌اند.

چرا فروشگاه کاشی و سرامیک نرم‌افزار جدا می‌خواهد؟

بیشترِ فروشگاه‌های این صنف با یک نرم‌افزار حسابداری شروع می‌کنند و بعدها دنبالِ یک نرم‌افزار فروشگاه کاشی و سرامیک واقعی می‌گردند. تا وقتی روزی چند فاکتور است، مشکلی پیش نمی‌آید. وقتی تعداد فروشنده‌ها از سه نفر بیشتر شد، یا انبارِ دوم اضافه شد، یا سهمِ فروشِ پروژه‌ای (پیمانکار و انبوه‌ساز) بالا رفت، شکاف‌ها پیدا می‌شوند:

• مدیر نمی‌داند فاکتور کجاست. پیش‌فاکتور صادر شده، اما معلوم نیست مشتری تأیید کرده، بار رفته یا پول رسیده.
• انبار با فروش هم‌زبان نیست. فروشنده موجودی را از روی سیستم می‌گوید، اما کارتن‌های همان تُن رنگ در انبار کم است.
• حسابِ چک‌ها جداست. چکِ پیمانکار در دفترِ حسابدار ثبت می‌شود و فروشنده خبر ندارد مشتریِ خودش برگشتی دارد.
• پورسانت آخرِ ماه دعوا می‌سازد. چون معلوم نیست کدام فاکتور تسویه شده و کدام هنوز مانده دارد.

یک ERP (سیستم یکپارچه‌ی مدیریت کسب‌وکار) این تکه‌ها را روی یک دیتابیس می‌آورد. اگر با مفهوم ERP آشنا نیستید، اول راهنمای ساده‌ی ERP چیست را بخوانید.

هفت دردِ رایجِ صنف کاشی و سرامیک

۱) تُن رنگ، درجه و کالیبر

کاشیِ یک مدل در دو تولیدِ مختلف ممکن است رنگ و کالیبرِ متفاوت داشته باشد. اگر مشتری ۴۰ متر از یک تُن و ۱۰ متر از تُنِ دیگر ببرد، نصب خراب می‌شود و کالا برمی‌گردد. در اودو هر سری تولید را می‌شود با شماره‌ی سری (Lot) ثبت کرد؛ موجودیِ هر سری جداست و فروشنده هنگامِ فروش می‌بیند از کدام سری چقدر مانده.

۲) متر مربع، کارتن و عدد

مشتری متر می‌خرد، انبار کارتن تحویل می‌دهد و ضایعات عددی حساب می‌شود. واحدهای اندازه‌گیریِ اودو تبدیلِ متر به کارتن را خودکار می‌کنند؛ کافی است برای هر مدل یک بار بگویید هر کارتن چند متر است.

۳) فروشِ پروژه‌ای به پیمانکار

پیمانکار پیش‌فاکتور می‌خواهد، قیمتِ ویژه می‌گیرد، بار را چند مرحله می‌برد و با چک پرداخت می‌کند. این یعنی پیش‌فاکتور، تأییدِ مدیر برای تخفیف، تحویلِ مرحله‌ای و مانده‌ی حسابِ دقیق.

۴) چک و مانده‌ی مشتری

در این صنف چک بخشِ بزرگی از دریافت‌هاست. چک باید با سررسید، وضعیت (در جریان وصول، وصول، برگشتی) و اتصال به فاکتور ثبت شود، نه در یک دفترِ جدا.

۵) ارسال با خودروی شرکت

بارِ کاشی سنگین است و معمولاً با وانت یا کامیونِ خودِ فروشگاه می‌رود. باید معلوم باشد کدام بار امروز، فردا یا پس‌فردا می‌رود و کدام عقب افتاده است.

۶) پورسانت و بهره‌وریِ فروشنده

اگر پورسانت روی «فروش» حساب شود، فروشنده به مشتریِ بدحساب هم می‌فروشد. منطقی‌تر این است که روی «فروشِ تسویه‌شده» حساب شود؛ این بدونِ اتصالِ فروش به دریافت شدنی نیست.

۷) تماس‌های تلفنی

بخشِ بزرگی از سفارش‌ها تلفنی می‌آید. تماسِ بی‌پاسخ یعنی مشتری‌ای که به فروشگاهِ بغلی زنگ زده است.

نرم‌افزار فروشگاه کاشی و سرامیک در KimODOO چطور کار می‌کند؟

روالی که در پروژه‌ی واقعی پیاده کردیم، از کارتابلِ فروش شروع می‌شود. هر فاکتور یک کارت است و این مراحل را طی می‌کند: درخواست ← پیش‌فاکتور ← منتظر تأیید ← ارسال کالا ← ارسال شده. روی هر کارت شماره، مشتری، تاریخِ شمسی، مبلغ و یک برچسبِ رنگی هست که می‌گوید «تسویه شده» یا «مانده دارد». مدیر بدونِ باز کردنِ تک‌تکِ فاکتورها می‌بیند گلوگاه کجاست.

چند نکته از همین پروژه:

• تأیید فقط وقتی لازم است. اگر فروشنده تخفیفی بیشتر از سقفِ خودش بدهد یا مشتری از سقفِ اعتبار رد شده باشد، فاکتور به «منتظر تأیید» می‌رود؛ وگرنه مستقیم جلو می‌رود.
• انبار از همان کارت خبردار می‌شود. وقتی کارت به «ارسال کالا» رسید، در کارتابلِ انبار ظاهر می‌شود.
• ماندهٔ مشتری روی کارت است. فروشنده قبل از فروشِ بعدی می‌بیند مشتری چقدر بدهکار است.

داشبورد مدیرعامل با تحلیلِ هوش مصنوعی

مدیرِ فروشگاه هر روز چند عدد را می‌خواهد: فروشِ دوره، موجودیِ بانک و صندوق، طلبِ مشتریان، چک‌های این هفته، نرخِ پاسخ‌گوییِ تلفن و کارهای عقب‌افتاده‌ی کارکنان. داشبوردِ مدیرعاملِ KimODOO همه را در یک صفحه با تاریخِ شمسی نشان می‌دهد. یک لایه‌ی هوش مصنوعی هم روی همین اعداد یک تحلیلِ متنی می‌نویسد: کجا ریسکِ نقدینگی هست، کدام کالا راکد مانده و کدام مشتری‌ها را باید پیگیری کرد. این تحلیل پیشنهاد است؛ تصمیم با مدیر است.

بهره‌وری و پورسانتِ فروشنده‌ها

در این پروژه ماژولِ «بهره‌وری» جای جدولِ اکسلِ پورسانت را گرفت. قانون‌ها تعریف می‌شوند (مثلاً درصدِ متفاوت برای هر گروهِ کالا یا هدفِ ماهانه)، فقط فاکتورهای تسویه‌شده حساب می‌شوند و فروشنده سهمِ خودش را در داشبورد می‌بیند. اختلافِ آخرِ ماه تقریباً صفر شد، چون عدد را همه از یک جا می‌بینند.

تلفن، چک و حسابداری

تماس‌های تلفنی از سانترال (Issabel) وارد سیستم می‌شوند و روی پرونده‌ی مشتری می‌نشینند؛ تماسِ بی‌پاسخ در گزارش دیده می‌شود. چک‌های دریافتنی و پرداختنی، صندوق و تنخواه، کاردکسِ کالا، صورتِ معاملاتِ فصلی و ارسال به سامانه مودیان هم در همان سیستم است؛ یعنی حسابدار دیگر داده را از جای دیگری وارد نمی‌کند.

قبل و بعد: یک روزِ کاری در فروشگاه

کار	قبل (اکسل و دفتر)	بعد (KimODOO)
وضعیتِ یک فاکتور	تماس با فروشنده و انبار	یک نگاه به کارتابلِ فروش
موجودیِ یک تُن رنگ	رفتن به انبار و شمردن	موجودیِ هر سری روی صفحه
ماندهٔ پیمانکار	پرسیدن از حسابدار	روی کارتِ فاکتور و کارتِ حساب (F4)
چک‌های این هفته	ورق زدنِ دفترِ چک	داشبوردِ مدیرعامل
پورسانت	جدولِ اکسل و بحثِ آخرِ ماه	محاسبه‌ی خودکار روی فروشِ تسویه‌شده
تماسِ از دست‌رفته	معلوم نمی‌شد	گزارشِ تماس‌های بی‌پاسخ

چک‌لیستِ انتخاب نرم‌افزار فروشگاه کاشی

قبل از خریدِ هر نرم‌افزار فروشگاه کاشی و سرامیک، این سؤال‌ها را از فروشنده‌ی آن بپرسید:

• آیا موجودی را به تفکیکِ سری تولید (تُن رنگ و درجه) نگه می‌دارد؟
• تبدیلِ متر مربع به کارتن خودکار است؟
• فاکتور مرحله دارد و مدیر گلوگاه را می‌بیند؟
• چک به فاکتور و مشتری وصل است؟
• پورسانت روی فروشِ تسویه‌شده حساب می‌شود؟
• تقویمِ شمسی و سامانه مودیان را کامل پشتیبانی می‌کند؟
• اگر بعداً شعبه یا انبارِ دوم اضافه شد، همان سیستم جواب می‌دهد یا باید عوض شود؟

اشتباه‌هایی که در پروژه‌ها دیدیم

• کدگذاریِ نامرتبِ کالا. اگر هر مدل با چند اسمِ مختلف ثبت شده باشد، گزارشِ موجودی بی‌معنی می‌شود. قبل از راه‌اندازی، فهرستِ کالا را یک بار تمیز کنید.
• شروع با همه‌چیز در یک روز. ما معمولاً اول فروش و انبار را راه می‌اندازیم، بعد چک و خزانه، بعد پورسانت و داشبورد.
• تعریفِ تأییدهای زیاد. هر تأییدِ اضافه فروش را کند می‌کند. تأیید فقط برای تخفیفِ غیرعادی و عبور از سقفِ اعتبار.

سؤالات متداول

نرم‌افزار فروشگاه کاشی و سرامیک چه امکاناتی باید داشته باشد؟

حداقل: موجودی به تفکیکِ تُن رنگ و درجه، تبدیلِ متر به کارتن، فاکتور با مراحلِ تأیید و ارسال، مدیریتِ چک، ماندهٔ مشتری، پورسانتِ فروشنده، تقویمِ شمسی و اتصال به سامانه مودیان.

برای یک فروشگاهِ تک‌شعبه هم ERP لازم است؟

اگر بیش از دو فروشنده، فروشِ پروژه‌ای یا ارسال با خودروی خودتان دارید، بله. اگر فقط فروشِ نقدیِ پشتِ پیشخوان است، یک نرم‌افزار حسابداریِ ساده کافی است.

داده‌های نرم‌افزارِ قبلی منتقل می‌شود؟

بله؛ فهرستِ کالا، مشتریان، مانده‌ها و چک‌های باز معمولاً از اکسل یا خروجیِ نرم‌افزارِ قبلی منتقل می‌شوند. سابقه‌ی کاملِ فاکتورها بسته به کیفیتِ داده منتقل می‌شود یا خلاصه‌اش.

راه‌اندازی چقدر طول می‌کشد؟

برای یک فروشگاهِ متوسط، فازِ اول (فروش و انبار) معمولاً چند هفته است و بقیه‌ی بخش‌ها مرحله‌به‌مرحله اضافه می‌شوند. زمانِ دقیق به تعدادِ کالا و کیفیتِ داده‌ی فعلی بستگی دارد.

جمع‌بندی

نرم‌افزار فروشگاه کاشی و سرامیک باید بیش از فاکتور صادر کند: تُن رنگ، کارتن، پیمانکار، چک، ارسال و پورسانت را به هم وصل کند. تجربه‌ی ما این است که بیشترین سود از «دیدن» می‌آید؛ وقتی مدیر و فروشنده و انباردار یک عدد را می‌بینند، دوباره‌کاری و اختلاف کم می‌شود. اگر می‌خواهید همین روال را روی کالاها و روشِ فروشِ خودتان ببینید، یک جلسه‌ی دموی رایگان بگیرید.

نوشته‌ی تیمِ کیمیا شبکه اصفهان — از ۱۳۸۸ · به‌روزرسانی: ۱۴۰۵/۰۸/۱۱ · تصویرها از نسخه‌ی آزمایشی با اسم‌ها و ارقامِ ساختگی است.