نرمافزار پخش روغن موتور و روانکار: از سفارش بازاریاب تا وصول چک
- شرکتِ پخشِ روغن موتور و روانکار با چه مشکل‌هایی روبه‌روست
- پخشِ گرم و سرد، مسیر و برنامهی هفتگیِ بازاریاب، بار و تحویل
- کارتابلِ فروش از پیش‌فاکتور تا ثبتِ نهایی، برگشت از فروش و چک
- روالِ واقعیِ یک شرکتِ پخشِ روانکار در KimODOO، با اسکرین‌شات
شرکتِ پخشِ روغن موتور هر روز با صدها مشتریِ کوچک کار میکند: تعویض‌روغنی، لوازم‌یدکی، تعمیرگاه و فروشگاهِ موتور. سفارش از بازاریاب یا تلفن می‌آید، بار با ونِ شرکت می‌رود، پول بخشی نقد و بخشی چک است و کالا گاهی برمی‌گردد. نرمافزار پخش روغن موتور باید این زنجیره را از سفارش تا وصولِ چک یک‌جا نگه دارد. در این مقاله پیاده‌سازیِ اودو فارسی را در یک شرکتِ پخشِ روانکار با دو شرکتِ زیرمجموعه مرور می‌کنیم. تصویرها از نسخه‌ی آزمایشی است و اسم‌ها و ارقام ساختگی‌اند.
چرا پخشِ روغن موتور نرم‌افزارِ مخصوص می‌خواهد؟
پخشِ روانکار شبیهِ پخشِ مویرگیِ مواد غذایی است، با چند تفاوتِ مهم:
- کالای متنوع با بستهبندیهای مختلف: روغنِ یک‌لیتری، چهارلیتری، گالن، بشکه، گریس و فیلتر؛ هر کدام با تعدادِ متفاوت در کارتن (مثلاً ۱۲ یا ۲۴ عدد).
- مشتریِ اعتباری: بیشترِ تعویض‌روغنی‌ها با چک یا تسویه‌ی دوره‌ای خرید می‌کنند؛ سقفِ اعتبار و ماندهٔ هر مشتری حیاتی است.
- برگشت از فروش: کالای اشتباه، بسته‌بندیِ آسیب‌دیده یا کالای فروش‌نرفته برمی‌گردد و باید به فاکتورِ اصلی وصل شود.
- چند شرکت: خیلی از پخش‌ها برای برندها یا کانال‌های مختلف شرکتِ جدا دارند و مدیر می‌خواهد همه را یک‌جا ببیند.
یک ERP همه‌ی اینها را روی یک دیتابیس می‌آورد؛ اگر با مفهومش آشنا نیستید، ERP چیست را بخوانید.
دردهای رایجِ شرکت‌های پخش روانکار
بازاریاب بی‌برنامه
اگر معلوم نباشد کدام بازاریاب کدام روز به کدام منطقه می‌رود، بعضی مشتری‌ها هفته‌ای سه بار ویزیت میشوند و بعضی ماهی یک بار.
سفارشِ گم‌شده بینِ فروش و انبار
سفارش ثبت شده، اما انبار خبر ندارد یا بار منتظرِ تأییدِ حسابداری مانده و کسی پیگیری نمی‌کند.
چک و سقفِ اعتبار
مشتری‌ای که چکِ برگشتی دارد، دوباره بار می‌گیرد چون فروشنده از وضعیتِ چک خبر ندارد.
برگشت از فروشِ بی‌حساب
کالایی برمی‌گردد که اصلاً به این مشتری فروخته نشده، یا با قیمتی متفاوت از فاکتورِ اصلی پس گرفته میشود.
نرمافزار پخش روغن موتور در KimODOO
۱) کارتابلِ فروش با مراحلِ مشخص
هر سفارش یک کارت است و این مراحل را طی میکند: پیش‌فاکتور ← منتظرِ تأیید ← تأیید و ارسالِ کالا ← ارسال‌شده ← ثبتِ نهایی. سفارش فقط وقتی به «منتظرِ تأیید» می‌رود که دلیلی داشته باشد؛ مثلاً عبور از سقفِ اعتبار، تخفیفِ غیرعادی یا چکِ برگشتیِ باز. روی هر کارت برچسبِ «آماده‌ی فاکتور» یا «فاکتور شده» هست، پس حسابداری می‌داند چه چیزی منتظرِ اوست.
۲) پخشِ گرم و سرد، منطقه و مسیر
در «پخشِ گرم» بار همراهِ بازاریاب است و همان‌جا فروخته میشود؛ در «پخشِ سرد» بازاریاب سفارش می‌گیرد و بار بعداً ارسال میشود. برای هر دو، منطقه‌های پخش، مسیرها و وسایلِ نقلیه تعریف میشوند و برنامهی هفتگیِ هر بازاریاب مشخص است: شنبه کدام مسیر، یکشنبه کدام.
۳) کارتابلِ انباردار و بار
انباردار برنامهی پخشِ امروز و سفارش‌های تأییدشده را در کارتابلِ خودش می‌بیند و بار را آماده میکند. بارها و سفرهای تحویل با خودرو و راننده ثبت میشوند؛ کارتابلِ انبار هم ارسال‌ها را به «عقب‌افتاده، امروز، فردا و پس‌فردا» تقسیم میکند.
۴) برگشت از فروش با کنترل
در سندِ برگشت از فروش، بعد از انتخابِ مشتری فقط کالاهایی قابلِ انتخاب‌اند که واقعاً به او فروخته شده‌اند. قیمت و سری از فاکتورِ اصلی خودکار پر میشود؛ بنابراین برگشتِ کالای «غریبه» یا با قیمتِ اشتباه عملاً ممکن نیست.
۵) چک، صندوق و تماس
دریافتِ نقد و چک، چک‌های در جریانِ وصول، تقسیمِ چک، تنخواه و گردشِ بانک در همان سیستم ثبت میشوند. تماس‌های تلفنی هم از سانترال وارد پرونده‌ی مشتری میشوند تا معلوم باشد کدام مشتری زنگ زده و جواب نگرفته است.
۶) داشبوردِ مدیرعامل برای چند شرکت
مدیرعامل فروشِ دوره، موجودیِ بانک و صندوق، طلبِ مشتریان، چک‌های این هفته، تعدادِ مشتریِ بدهکار و فروشنده‌ی برتر را در یک صفحه می‌بیند و با یک کلیک بینِ شرکت‌ها جابه‌جا میشود.
گزارش‌هایی که مدیرِ پخش هر هفته نگاه میکند
در این پروژه، بعد از چند ماه کار، این گزارش‌ها بیشترین استفاده را داشتند. همه از همان داده‌های روزانه ساخته میشوند و کسی برایشان اکسل پر نمی‌کند:
- فروشِ هر بازاریاب در هر منطقه: کدام مسیر سود میدهد و کدام فقط هزینه‌ی سوخت دارد.
- مشتری‌های بدهکار و سنِ بدهی: چه کسی بیش از سی، شصت یا نود روز بدهکار است.
- کاردکسِ کالا و خوابِ سرمایه: کدام روغن یا فیلتر چند ماه است در انبار مانده.
- برگشت از فروش به تفکیکِ علت و بازاریاب: اگر برگشتِ یک بازاریاب زیاد است، احتمالاً سفارش را بدونِ نیازِ واقعیِ مشتری گرفته.
- بهره‌وریِ بازاریاب: پورسانت روی فروشِ وصول‌شده، نه فقط فاکتورشده.
نکته‌ی مهم این است که نرمافزار پخش روغن موتور فقط وقتی گزارشِ درست میدهد که روالِ روزانه درست ثبت شود. برای همین در آموزش، روی سه کار سخت‌گیری می‌کنیم: ثبتِ سفارش در لحظه، ثبتِ تحویل با تاریخ و ثبتِ چک با سررسید.
پیام و یادآوری به مشتری
پیش‌فاکتور و فاکتور می‌تواند از بله یا پیامک برای مشتری برود و سررسیدِ چک چند روز قبل به او یادآوری شود. برای مشتریِ تعویض‌روغنی که روزی ده‌ها کار دارد، یک پیامِ کوتاه از تماسِ تلفنی بهتر جواب میدهد.
قبل و بعد
| موضوع | قبل | بعد (KimODOO) |
|---|---|---|
| برنامهی بازاریاب | شفاهی یا اکسل | برنامهی هفتگی با منطقه و مسیر |
| وضعیتِ سفارش | تماس با انبار و حسابداری | کارتابلِ فروش با مرحله‌ی دقیق |
| سقفِ اعتبار و چکِ برگشتی | بعد از ارسالِ بار معلوم می‌شد | قبل از تأییدِ سفارش |
| برگشت از فروش | بدونِ کنترلِ فاکتورِ اصلی | فقط کالای فروخته‌شده، با قیمتِ اصلی |
| چند شرکت | چند نرمافزار یا چند دیتابیس | یک سیستم، داشبوردِ مشترک |
مراحلِ راه‌اندازی
- کالاها و بسته‌بندی‌ها: هر کالا با واحدِ فروش و تعداد در کارتن؛ کدگذاریِ یکدست.
- مشتریان و سقفِ اعتبار: ورود از نرم‌افزارِ قبلی با ماندهٔ اول دوره و چک‌های باز.
- کارتابلِ فروش و تأییدها: فقط تأییدهایی که واقعاً لازم‌اند.
- انبار، بار و خودروها.
- منطقه، مسیر و برنامهی بازاریاب‌ها؛ بعد از اینکه فروش و انبار جا افتاد.
- بهره‌وری و داشبورد.
معمولاً فروش و انبار در چند هفته‌ی اول راه می‌افتند و پخش و بازاریاب‌ها بعد از آن اضافه میشوند. اگر همه با هم شروع شوند، خطای هر بخش به بخشِ بعدی سرایت میکند و پیدا کردنِ ریشه‌ی مشکل سخت میشود.
اشتباه‌هایی که دیدیم
- واحدِ اندازه‌گیریِ قاطی. اگر یک کالا گاهی «عدد» و گاهی «کارتن» فروخته شود و تبدیل تعریف نشده باشد، موجودی خراب میشود.
- تأییدِ همه‌ی سفارش‌ها. سفارشِ عادی نباید منتظرِ مدیر بماند؛ تأیید برای استثناهاست.
- برگشت بدونِ فاکتور. همیشه برگشت را به فاکتورِ اصلی وصل کنید تا قیمت و مالیات درست برگردد.
سؤالات متداول
نرمافزار پخش روغن موتور چه امکاناتی باید داشته باشد؟
کارتابلِ فروش با مرحله، پخشِ گرم و سرد، منطقه و مسیر و برنامهی بازاریاب، انبار و بار، برگشت از فروشِ کنترل‌شده، چک و سقفِ اعتبار، چند شرکت، تقویمِ شمسی و سامانه مودیان.
با نرمافزار پخش مویرگی چه فرقی دارد؟
پایه یکی است؛ تفاوت در جزئیاتِ صنف است: بستهبندیهای متنوع، مشتریِ اعتباریِ زیاد و برگشت از فروشِ پرتکرار. اینها در تنظیمات و روالها لحاظ میشوند.
چند شرکت را میشود در یک سیستم داشت؟
بله؛ اودو چندشرکتی است. هر شرکت حسابداری و انبارِ خودش را دارد و مدیر با یک حساب همه را می‌بیند.
بازاریاب در محل از گوشی کار میکند؟
بله؛ کارتابلِ بازاریاب روی موبایل باز میشود و سفارش، مشتری و برنامهی روز را نشان میدهد.
جمع‌بندی
در شرکتِ پخش، بیشترِ ضرر از چیزهایی است که دیر دیده میشوند: سفارشِ مانده، چکِ برگشتیِ مشتریِ فعال، برگشتِ بی‌حساب. یک نرمافزار پخش روغن موتور خوب اینها را قبل از اینکه هزینه بسازند نشان میدهد. اگر می‌خواهید کارتابلِ فروش و پخش را روی کالاها و مشتریانِ خودتان ببینید، دموی رایگان بگیرید.
نوشته‌ی تیمِ کیمیا شبکه اصفهان — از ۱۳۸۸ · به‌روزرسانی: ۱۴۰۵/۰۸/۱۱ · تصویرها از نسخه‌ی آزمایشی با اسم‌ها و ارقامِ ساختگی است.
پخشِ خودتان را روی KimODOO ببینید
دمو و مشاوره رایگان — پیاده‌سازی و پشتیبانی توسط کیمیا شبکه اصفهان.