بارگیری آرد بدون سردرگمی: میز بارگیری و ورود سفارش‌های سامانه آرد
- دو کار تکراری هر روز فروش کارخانه آرد و چرا دستی انجامشان پرخطاست
- ورود سفارش‌های سامانه آرد از اکسل، با پیشنمایش و بدون ثبت تکراری
- میز بارگیری: تخصیص فاکتور به کامیون با ظرفیت، مسیر و انبار مبدأ
- تحویل امانی پیش از شارژ سامانه، بدون از دست دادن کنترل
بخش فروش کارخانه آرد هر روز با دو کار تکراری درگیر است: وارد کردن سفارش‌های سامانه آرد و تصمیم‌گیری اینکه هر کامیون کدام فاکتورها را بار بزند. اگر هر دو دستی انجام شوند، بارگیری آرد به یک صف طولانی پشت در، تماس‌های تلفنی بی‌پایان و اختلاف بین آنچه فروخته شده و آنچه از در خارج شده تبدیل میشود.
در این مقاله مسیر کامل یک سفارش را از خروجی اکسل سامانه تا خروج کامیون بارگیری‌شده توضیح می‌دهیم و نشان می‌دهیم میز بارگیری چطور این مسیر را برای مسئول بارگیری، انباردار و مدیر فروش ساده میکند. این مطلب بخشی از مجموعه نرم‌افزار جامع کارخانه آرد KimODOO است.
مشکل کجاست؟ بارگیری آرد با اکسل و تلفن
در بیشتر کارخانه‌ها روند امروز چیزی شبیه این است: کارشناس فروش خروجی سامانه را دانلود میکند، سفارش‌ها را یکی‌یکی در نرم‌افزار حسابداری تایپ میکند، بعد مسئول بارگیری روی کاغذ یا اکسل می‌نویسد کدام کامیون کدام فاکتورها را ببرد و این برنامه را تلفنی به انبار می‌گوید. نتیجه:
- سفارشی که دو بار وارد شده و دو بار فاکتور خورده.
- مشتری که با اسم کمی متفاوت دوباره ساخته شده و حسابش دو تکه شده.
- کامیونی که بیش از ظرفیتش بار تخصیص گرفته یا فاکتورهای دو شهر مختلف روی آن آمده.
- انبارداری که نمی‌داند از کدام سیلو یا انبار باید بار بزند.
- مدیری که برای دانستن مانده یک سفارش باید به سه نفر زنگ بزند.
قدم اول: ورود سفارش سامانه آرد از اکسل
کارشناس فروش خروجی اکسل سامانه (گزارش فروشنده) را از منوی فروش آپلود میکند. قبل از اینکه چیزی ثبت شود، یک پیشنمایش نشان داده میشود که هر ردیف را در یکی از سه دسته می‌گذارد: جدید، تکراری یا خطا. فقط وقتی کاربر تأیید کرد، سفارش‌های جدید ثبت میشوند.
قانون‌هایی که جلوی خطا را می‌گیرند
- کد پیگیری سامانه روی هر سفارش ذخیره میشود؛ همان سفارش دو بار وارد نمی‌شود، حتی اگر اکسل دو بار آپلود شود.
- اقدام هر وضعیت سفارش در پیکربندی مشخص است (ثبت شود یا وارد نشود). اگر سامانه وضعیت جدیدی بفرستد که تعریف نشده، ردیف خطا می‌خورد تا هیچ سفارشی بی‌صدا جا نماند.
- مشتری با کد ملی پیدا یا ساخته میشود؛ پس حساب هیچ نانوایی یا مشتری دو تکه نمی‌شود.
- کالا با «نام در سامانه آرد» تطبیق داده میشود و واحد کیسه از حجم بسته محاسبه میشود.
بعد از ثبت چه اتفاقی می‌افتد؟
چون پول در سامانه پرداخت شده، واریز خودکار تأیید میشود، سفارش تأیید و حواله ساخته میشود. فاکتور کل مقدار سفارش همان لحظه ثبت میشود و تحویل می‌تواند در چند نوبت بارگیری آرد و با چند کامیون انجام شود. اگر هزینه حمل هم در سامانه آمده باشد، می‌تواند به‌عنوان یک کالای خدماتی وارد شود.
برای جلوگیری از دور زدن سامانه، می‌توانید روی یک دسته کالا تیک «فروش فقط از طریق سامانه» بزنید. از آن به بعد کالای آن دسته در سفارش یا فاکتور دستی ثبت نمی‌شود؛ فقط سفارش‌هایی که از سامانه آمده‌اند و اسناد وابسته به آن‌ها.
قدم دوم: میز بارگیری آرد
میز بارگیری صفحه اصلی کار «مسئول بارگیری» است. در یک طرف، فاکتورهای فروش با مانده تحویل را میبیند و در طرف دیگر، خودروهایی که داخل کارخانه‌اند یا برای امروز رزرو شده‌اند. ردیف فاکتور را روی خودرو می‌کشد و بار به آن خودرو تخصیص داده میشود؛ یعنی برنامه بارگیری آرد امروز با چند کشیدن و رها کردن آماده است.
| روی هر خودرو چه دیده میشود؟ | چرا مهم است؟ |
|---|---|
| ظرفیت و مقدار تخصیص‌داده‌شده | کامیون بیش از ظرفیت بار نمی‌گیرد |
| مسیرهای فاکتورهای تخصیص‌یافته | اگر فاکتورهای دو مسیر مختلف قاطی شوند، هشدار می‌دهد |
| وضعیت زنده بارگیری انبار | مسئول بارگیری بدون تلفن می‌داند کدام کامیون بار زده شده |
| انبار یا سیلوی مبدأ هر نوبت | انباردار می‌داند از کجا بار بزند |
| توضیح برای انباردار | نکته‌های خاص (نوع کیسه، ترتیب بار) روی همان نوبت |
به‌صورت اختیاری میشود تنظیم کرد که انباردار بدون برنامه بارگیری نتواند بارگیری آرد را تأیید کند. این قانون مطمئن میشود هیچ باری بدون تصمیم مسئول بارگیری از انبار خارج نمی‌شود.
قدم سوم: نگهبانی، باسکول و حواله
وقتی کامیون وارد کارخانه شد، نگهبانی آن را با پلاک‌خوان ثبت میکند (جزئیات در کنترل تردد کارخانه). کامیون توزین خالی میشود، بارگیری آرد طبق نوبت انجام میشود و انباردار آن را تأیید میکند، و در توزین دوم مقدار نهایی مستقیم روی حواله همان فاکتور می‌نشیند (جزئیات در نرم‌افزار باسکول). مانده سفارش بهروز میشود و اگر سفارش چندکامیونی است، کانبان پیگیری نشان می‌دهد چقدر مانده.
از طرف دیگر، اگر شمارش روزانه تولید فعال باشد، بار بیش از موجودی هر سرفصل آرد هشدار می‌دهد. (درباره این بخش، مقاله درصد استحصال آرد و کنترل تولید را ببینید.)
تحویل امانی: وقتی مشتری هنوز سامانه را شارژ نکرده
یک واقعیت رایج بازار آرد این است که بعضی مشتری‌ها بار را پیش از ثبت سفارش در سامانه می‌خواهند. اگر این کار خارج از سیستم انجام شود، کنترل کامل از دست می‌رود. KimODOO برای این حالت یک مسیر رسمی دارد:
- سفارش «امانی» با تأیید مدیر فروش و تا سقف مشخص برای هر مشتری (یا سقف پیش‌فرض) ثبت میشود.
- بار با همان نوبت و باسکول تحویل میشود ولی به حساب «امانی نزد مشتریان» می‌رود و فاکتور ندارد.
- وقتی سفارش سامانه همان مشتری و همان کالا وارد شد، مقدار امانی (به ترتیب قدیمی‌ترین) خودکار کسر و بدون توزین دوباره تحویل‌شده حساب میشود.
- امانی‌هایی که دیر شده‌اند، برای مدیر فروش فعالیت پیگیری می‌سازند.
بعد از راه‌اندازی، بارگیری آرد را با چه شاخص‌هایی بسنجیم؟
وقتی ورود سفارش و تخصیص بار در سیستم انجام شود، داده‌هایی به دست می‌آید که قبلاً وجود نداشت. پیشنهاد ما این است که در ماه اول این چهار شاخص بارگیری آرد را هر هفته نگاه کنید:
- زمان انتظار کامیون از ورود تا شروع بارگیری آرد؛ اگر بالاست، گلوگاه معمولاً در تخصیص بار است، نه در انبار.
- درصد پرشدن ظرفیت خودروها؛ کامیونی که نیمه‌پر می‌رود، هزینه حمل هر تن را بالا می‌برد.
- تعداد ردیف‌های خطا در هر آپلود سفارش سامانه آرد؛ بیشتر خطاها از نام کالای ناهماهنگ یا وضعیت تعریف‌نشده می‌آیند و یک بار برای همیشه حل میشوند.
- مانده‌های قدیمی؛ فاکتورهایی که چند روز است بخشی از بارشان تحویل نشده.
همین چهار عدد معمولاً کافی است تا ببینید برنامه بارگیری آرد در کدام نقطه هنوز به تلفن و هماهنگی دستی وابسته است.
چک‌لیست راه‌اندازی بارگیری آرد
- نام کالاها را با «نام در سامانه آرد» یکی کنید و حجم بسته را تعریف کنید.
- وضعیت‌های سفارش سامانه را مرور کنید و برای هر کدام اقدام (ثبت / وارد نشود) تعیین کنید.
- خودروهای پرتکرار را با ظرفیت ثبت کنید و مسیرهای توزیع را تعریف کنید.
- انبارها و سیلوهای مبدأ بارگیری را مشخص کنید.
- تصمیم بگیرید قفل «بدون برنامه بارگیری، تأیید نه» از روز اول فعال باشد یا بعد از دوره آموزش.
سؤالات متداول
آیا اتصال به سامانه آرد مستقیم و آنلاین است؟
ورود هر سفارش سامانه آرد از خروجی اکسل سامانه انجام میشود؛ کارشناس فروش فایل را دانلود و آپلود میکند. پیشنمایش و کد پیگیری باعث میشوند آپلود دوباره یا ناقص هیچ مشکلی نسازد.
اگر یک سفارش با چند کامیون تحویل شود چه میشود؟
فاکتور کل مقدار یک بار ثبت میشود و هر کامیون یک نوبت بارگیری از همان فاکتور است. مانده سفارش بعد از هر توزین بهروز میشود.
میز بارگیری برای کارخانه‌های غیرآرد هم مناسب است؟
منطق تخصیص فاکتور به خودرو با ظرفیت و مسیر برای هر کالای فله یا کیسه‌ای قابل استفاده است، ولی ورود سفارش از سامانه مخصوص بازار آرد است.
انباردار به همه این صفحهها دسترسی دارد؟
خیر. انباردار فقط نوبتهای بارگیری خودش را میبیند و تأیید میکند؛ تخصیص بار با مسئول بارگیری و ورود سفارش با کارشناس فروش است.
جمع‌بندی
بارگیری آرد وقتی منظم میشود که سفارش فقط یک بار وارد شود و تا خروج کامیون در یک سیستم دنبال شود: اکسل سامانه با پیشنمایش و کد پیگیری، میز بارگیری با ظرفیت و مسیر، و باسکولی که مقدار نهایی را مستقیم روی حواله می‌نشاند. نتیجه، صف کوتاه‌تر پشت در، تلفن کمتر و فروشی است که با خروجی انبار می‌خواند. برای دیدن میز بارگیری روی داده‌های نمونه، دمو را از ما بخواهید.
نوشته تیم کیمیا شبکه اصفهان — از ۱۳۸۸ · به‌روزرسانی: ۱۴۰۵/۰۸/۱۱
میز بارگیری KimODOO را روی کارخانه خودتان ببینید
دمو و مشاوره رایگان — پیاده‌سازی و پشتیبانی توسط کیمیا شبکه اصفهان.